Tietosuoja taloyhtiössä (asunto- ja kiinteistöyhtiö)

Taloyhtiössä kerätään henkilötietoja kolmeen eri käyttötarkoitukseen. Osakeluettelon pitäminen ja velvollisuus kerätä tietoja osakkaiden tekemistä muutostöistä (remonttirekisteri) perustuvat asunto-osakeyhtiölakiin ja asukasluetteloa pidetään yllä, jotta saadaan taloyhtiön arki pyörimään. Taloyhtiössä muodostuu lisäksi henkilörekisteri tallentavasta valvontakamerasta (jos käytössä) sekä sähköisestä kulunvalvonnasta (jos käytössä), jotka ovat käytössä ihmisten ja omaisuuden turvaksi.

Rekistereihin on kirjattu seuraavia henkilötietoja:

  • Osakeluettelo: omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus).
  • Remonttirekisteri: osakkaan nimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
  • Asukasluettelo: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot.
  • Tallentava valvontakamera/sähköinen kulunvalvonta/muu henkilörekisteri (jos käytössä).

Kerätyt henkilötiedot saadaan yhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistetaan rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuus.

Osakeluettelon ja remonttirekisterin tietoja säilytetään asunto-osakeyhtiölain määrittämän ajan. Asukasrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun asukas tai osakas asuu taloyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Tallentavan valvontakameran/sähköisen kulunvalvonnan/muun henkilörekisterin (jos käytössä) sisältämiä henkilötietoja säilytetään vain, jos siihen on perusteltua tarvetta esim. rikoksen selvittämiseksi.

Henkilötietoihin on pääsy yhtiön hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tallentavan valvontakameran sekä sähköisen kulunvalvonnan (jos käytössä) henkilötietoja voivat tarkastella vain esitutkintaviranomaiset. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa.

Taloyhtiö varmistaa, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voidaan turvata riittävän tietoturvatason toteutuminen. Paperiset asiakirjat säilytetään paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvataan kaikille rekisteröidyille.

Voit ladata tämän tietosuojaselosteen pdf-muodossa tästä.

Ajankohtaista